الأسطول: الأصول والوقود والصيانة والحوادث

الغرض#

في لوحة الشركة سجلّ صغير للأسطول: فئات الأصول والأصول، وثلاثة سجلات ترتبط بكل أصل هي الوقود والصيانة والحوادث، إضافة إلى صفحة التقارير لكل أصل. يشرح هذا الدليل ما تسجّله كل شاشة وكيف ترتبط ببعضها، وما الأجزاء غير المتاحة حالياً.

من يستطيع استخدامها#

• موظفو الشركة على دومين الشركة نفسها؛ فهذه الصفحات لا تتوفر إلا هناك.
• اسم مجموعة القائمة «الأسطول (السيارات والأصول)» في كل اللغات. وداخلها لا يظهر كل بند إلا إذا كانت للحساب صلاحيته: asset_category_* لبند «فئة الأصول»، وassets_* لبند «أصول»، وfuels_* لبند Fuels، وmaintenance_* لبند Maintenances، وaccidents_* لبند Accidents، وassets_reports لبند «التقارير». وبغير الصلاحية يُخفى البند ويعيدك الرابط المباشر إلى الصفحة الرئيسية.
• مفتاحا asset_category_* وassets_* موجودان في قائمة الصلاحيات القياسية التي تستعملها وحدات الباقات والأدوار. أما المفاتيح الأربعة الأخرى فليست في تلك القائمة، ولا تُمنح افتراضياً إلا للحسابات التي ينشئها التثبيت الأولي للنظام، ولا توجد شاشة في اللوحة لمنحها. فإذا خلت قائمتك من Fuels أو Maintenances أو Accidents أو التقارير فتواصل مع الدعم.

ما الذي تحتاجه#

فرع (Hub) واحد على الأقل في شركتك لأن كل أصل ينتمي إلى فرع، وفئة أصول منشأة مسبقاً. (يظهر حقل الفرع في نموذج الأصل بعنوان «المركز رئيسي».)

كيف ترتبط الأجزاء#

سجّل أسطولك#

1. أنشئ فئات الأصول

   افتح «فئة الأصول» واضغط +. اكتب «عنوان» (مطلوب) و«موقع» (رقم اختياري)، فالقائمة مرتبة بحسب الموقع. وللتعديل أو الحذف استخدم قائمة الإجراءات في الصف.

2. أضف الأصول

   افتح «أصول» واضغط +. المطلوب: «اسم» و«فئة الأصول» و«المركز رئيسي» (أي الفرع) و«مقدار» (أي المبلغ). والاختياري: «اسم المورد» و«كمية» و«ضمان» و«رقم الفاتورة» و«وصف». وتعرض القائمة الأعمدة «مسلسل» و«اسم» و«فئة الأصول» و«المركز رئيسي» و«اسم المورد» و«كمية» و«ضمان» و«رقم الفاتورة» و«مقدار» مع إجراءي التعديل والحذف؛ أما «وصف» فيُحفظ ولا يظهر في القائمة. استخدم الأصل لكل ما تتابعه، بما في ذلك المركبة (سمِّها مثلاً برقم لوحتها).

3. سجّل الوقود

   افتح Fuels واضغط +. اختر الأصل (Asset) واكتب نوع الوقود (Fuel Type) وأدخل المبلغ (Amount، رقم) وارفع فاتورة الوقود (Invoice of Fuel). الحقول الأربعة مطلوبة، وملف الفاتورة مطلوب من جديد عند تعديل أي قيد.

4. سجّل الحوادث

   افتح Accidents واضغط +. اختر الأصل وتاريخ الحادث (Date of Accident) والمندوب المسؤول (Driver Responsible، وهو مندوب نشط من القائمة) وتكلفة الإصلاح (Cost of Repair، رقم) وقطع الغيار (Spare Parts). ويقبل «Upload Documents» عدة ملفات (اضغط + بجانب خانة الملف لإضافة المزيد)، ويمكن تركه فارغاً مع أن عنوانه يحمل نجمة.

5. راجع تاريخ الأصل

   افتح «التقارير» واختر الأصل وحدّد From Date وTo Date ثم اضغط «التقارير». تعرض الصفحة اسم الأصل وفئته ومبلغه، ثم المناديب المعيّنين عليه وقيود الوقود والصيانة والحوادث.

النتيجة المتوقعة. يظهر كل قيد وقود وحادث في قائمته الخاصة، وتجمع صفحة التقارير قيود الأصل.

ما هو غير متاح#

• المركبات. صفحة «المركبات» غير موجودة في القائمة ولا تعمل. سجّل المركبات أصولاً بدلاً من ذلك.
• تعيين الأصول للمناديب. لا توجد شاشة تعيّن أصلاً. وجدول المناديب المعيّنين في التقارير يقرأ سجلات تعيين لا ينشئها شيء في اللوحة، فيبقى فارغاً.
• الصيانة. صفحة Maintenances لا تُفتح حالياً، ولذلك لا يمكن إضافة قيود الصيانة أو استعراضها أو تعديلها أو حذفها من قوائم اللوحة. وتعرض صفحة «التقارير» قيود الصيانة الموجودة للأصل.

أخطاء شائعة#

• ترك تاريخَي التقارير فارغَين. يصبح التاريخ الفارغ هو اليوم في قائمتي الوقود والحوادث، فإذا تُرك الاثنان فارغَين لا ترى إلا قيود اليوم (يُصفّى الوقود بيوم تسجيله، والحوادث بتاريخ الحادث). وعند تحديد التاريخين لا يُعرض قيد الصيانة إلا إذا وقع كله داخل المدى.
• حذف فئة ما زالت أصول تستخدمها. لا شيء يمنع ذلك، وعندها لا تُعرض قائمة الأصول. أبقِ الفئة ما دامت أصول تستخدمها.
• توقع حقول لم تعد في النماذج. عدة أعمدة في التقارير (رقم اللوحة والشاسيه والتسجيل والتأمين) تبقى فارغة دائماً لأن الأصول لم تعد تخزّنها.
• «(تاكا)» في عناوين المبالغ. يُكتب عنوان المبلغ في شاشة Fuels وفي جدول الوقود بصفحة التقارير «المبلغ (تاكا)» في الواجهة العربية («Amount (Tk)» في الإنجليزية) مهما كانت عملتك.
• قراءة الشاشات العربية. في الواجهة العربية تظهر أسماء Fuels وMaintenances وAccidents وأغلب عناوين حقولها بالإنجليزية لغياب الترجمة العربية.

الحدود والصلاحيات#

• على دومين الشركة فقط؛ والصلاحيات كما سبق.
• يحتاج الأصل إلى فرع وفئة.